業務フローの可視化によりコスト改善に成功

足立区様の成功事例

課題

足立区様では、システム調達において次の課題を抱えていました。

  • メインフレーム時代からのジレンマであるベンダーロックインによるコスト高止まり
  • ベンダーロックインからの脱却をめざし、オープン化をするも、品質面・コスト面でさらなる悪影響が発生

その原因を以下のものと捉え、改革に取り組みました。

  1. 業務フローの可視化ができていない

    現場も、情報システム部門も業務の流れが把握できていない。

  2. ベンダーに丸投げ

    ベンダーからの提案に頼るしかない状態に陥っている。

  3. ハードウェアも提供できる大手ベンダーしか参入できない

    ハードウェア導入のノウハウがないため、対応できるベンダーが限られている。

  4. 情報システム部門のITスキルが低い

    パッケージソフト利用や担当者の異動などにより、ITスキルを持った人材が育たない。

改革の取り組み

  1. 業務フローの可視化

    文化の違う中、よりコミュニケーションが取れる手法はないものかと考え、DMM(機能分析図)と業務フロー図による「見える化」を行いました。
    また、総務省の自治体EAなども参考にして、より最適なプロセスに仕上げました。

  2. 調達仕様書への利用

    「業務の見える化」による成果を調達仕様書・評価表へ反映して、ベンダーに丸投げの状態から脱却をはかりました。

  3. 脱ハードベンダーに向けた、共通基盤プラットフォームの構築

    中小ベンダーも参入できるように、参入条件の障壁を下げました。

  4. IT教育

    教育体系を定めて、関係者に教育を行いました。

結果/効果

  • 業務の分析を行い、業務フローの可視化に取り組みました。
  • 分析結果を調達仕様書・評価表へ反映することによって、業務改善を行うことができる最適なベンダーを選定することができました。
  • その結果、コストも大幅改善(構築費予算試算ベースで1億8千万円に対して8千万円で調達)、できあがったシステムも業務に則したものであり、大成功と言えます。
  • この結果から、システム調達プロセスでは必ず「業務のみえる化」をおこなうことに決定し、今も取り組んでいます。
  • 「業務のみえる化」は、現場の協力だけでなく、情報システム部員の時間もかなり費やしてシステム調達の前に実施する必要があるため、リソース面での負担増をどうするかが今後の課題です。

当社の役割

足立区様にはシステム調達プロセスの中の「業務のみえる化」に関して、お手伝いさせていただいております。
業務フローの可視化・改善に「内部統制文書作成支援ツール VisiSOX」

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日経BP社サイト・IT Proの連載記事「IT部門ビフォーアフタ- 戦略部門へと変貌遂げた5社」にて紹介されました。

別ウィンドウで表示 『「見える化」で主導権奪回:足立区役所』

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